Como produzir muito: emails

Estou com vários emails atrasados – que pretendo colocar em dia hoje. De qualquer forma: aqui vão algumas dicas que – quando aplicadas – tem me sido úteis. Da série Como produzir muito:

• Responda na hora tudo que for responder um dia. Não guarde emails lidos para responder depois.
• Cheque a caixa de entrada no máximo 3 vezes ao dia.
• Não use função para avisar na hora que chegou email. Isso distrai a atenção e interrompe o que você está fazendo.
• Evite emails pingue-pongue. Aqueles que vão e voltam como chat. Escreva emails definitivos.
• Evite perguntas abertas. Aquelas com respostas longas ou abstratas.
• Antecipe respostas a perguntas que vai receber. Já sugira horários para reuniões, etc.
• Tenha uma assinatura.
• Evite obrigados. Esta é polêmica: mas é melhor não receber um "obrigado" do que ter que apagar a mensagem.
• Seja menos descritivo. Não conte histórias. Vá direto ao ponto. Comece direto pela conclusão.
• Faça as perguntas – claras – no final do email.
• Cuidado com "cc"s. É um saco aqueles pigue-pongues coletivos.
• Crie uma caixa para todos os FYIs, mailings, etc. Para eles saírem da sua caixa de entrada.
• Use Gmail.
• Use o telefone.